Czym zajmuje się biuro rachunkowe?

Termin „biuro rachunkowe” jest stosowany do opisywania firm charakteryzujących się uprawnieniami do tego, aby prowadzić księgi rachunkowe. Firmy te, w oparciu o umowy podpisywane ze swoimi klientami, oferują im wynikające z tych uprawnień usługi. W praktyce oznacza to, że biura rachunkowe zajmują się szeroko rozumianymi sprawami księgowymi. Odciążają w ten sposób przedsiębiorcę, a ponieważ za swoje usługi pobierają opłaty – generują zyski. Nie oznacza to jednak, że każda firma tego typu oferuje ten sam katalog usług. Kolejne biura mają do zaoferowania nieco inne rozwiązania. Jedne ograniczają się jedynie do obsługi księgowej, podczas gdy inne świadczą też usługi z zakresu kadr i płac.

Przegląd podstawowych usług oferowanych przez biuro rachunkowe

pracownik biura księgowegoJak już wspomniano, oferty kolejnych biur rachunkowych różnią się nie tylko ceną, ale także zakresem oferowanych usług. Co więcej, sama obsługa klienta nie zawsze realizowana jest w ten sam sposób. W zdecydowanej większości biur to ich pracownik przyjeżdża do klienta, aby zabrać od niego dokumenty w formie papierowej. W takim przypadku biuro rachunkowe jest też podmiotem przejmującym odpowiedzialność za ich bezpieczeństwo. Może jednak zdarzyć się i tak, że zadanie to spadnie na barki przedsiębiorcy. Oczywiście, nie mówimy o ustaleniach, które mają przypadkowy charakter. Każde z nich znajduje się w umowie zawartej między biurem i przedsiębiorcom. Chcąc uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek warto więc starannie zapoznać się z jej zapisami wyjaśniając wszelkie niejasności jeszcze przed zawarciem porozumienia.

Niewielkie różnice nie zmieniają jednak tego, że podstawowy zakres działania biur rachunkowych jest niemal zawsze taki sam. Mamy więc do czynienia z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, ryczałtowej ewidencji przychodów oraz ksiąg przychodów i rozchodów – w zależności od tego, jaką formę rozliczania się z organami skarbowymi wybrał przedsiębiorca. Biura rachunkowe odpowiadają także za prowadzenie ewidencji VAT, można też na nie liczyć w momencie, w którym pojawia się zapotrzebowanie w zakresie deklaracji PIT, VAT oraz CIT. Co ciekawe, choć najczęściej spotykaną praktyką jest przekazywanie pełnej odpowiedzialności za obsługę księgową jednemu biuru, możemy spotkać się także z sytuacją, w której przedsiębiorca zatrudnia własnego księgowego, a pracownik biura rachunkowego pełni jedynie funkcję pomocniczą.

Wiele biur rachunkowych informuje też swoich klientów o tym, że jest w stanie zająć się szeroko rozumianymi kadrami i płacami. Pojęcie to oznacza kompleksową obsługę pracowników firm. Biuro przygotowuje więc umowy o pracę i umowy zlecenia, opracowuje akta osobowe, rejestruje pracownika w ZUS i odpowiada za przygotowywanie raportów.

Inne usługi oferowane przez biura rachunkowe

Zaskoczenia nie powinno wywoływać to, że w pewnych okolicznościach mamy do czynienia ze znacznie szerszym zakresem usług świadczonych przez biuro rachunkowe. Tu warto wspomnieć przede wszystkim o profesjonalnym wsparciu z zakresu zakładania działalności gospodarczej. Pracownik biura wspomaga przedsiębiorcę stawiającego pierwsze kroki w świecie biznesu, jego wsparcie dotyczy przy tym zarówno jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i spółek różnego rodzaju. Biura rachunkowe często odpowiadają także za różnego rodzaju raporty, analizy oraz prognozy finansowe opracowywane z myślą o swoich klientach. Te okazują się szczególnie pomocne w momencie, w którym pojawia się możliwość zainwestowania sporych środków finansowych, opłacalność inwestycji nie jest jednak oczywista.

Od niedawna na liście usług świadczonych przez biura rachunkowe pojawiła się zresztą jeszcze jedna pozycja. Ich klienci coraz częściej mają możliwość wynajęcia tak zwanego wirtualnego biura. Jest to propozycja szczególnie atrakcyjna dla tych osób, które prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą nie chcą rejestrować firmy pod adresem domowym. Wirtualne biuro promowane jest jako szczególnie opłacalne w odniesieniu do tych osób, których praca nie jest powiązana z jedną lokalizacją.

Jednak w przypadku biur wirtualnych trzeba uważać, ponieważ Urzędy Skarbowe nie chcą rejestrować firm do VAT, które jako siedzibę mają wpisaną lokalizację biura wirtualnego. Biuro wirtualne nie jest czymś nadzwyczajnym za granicą, jednakże również na zachodzie bardzo wnikliwie przegląda się firmowe sprawy, gdy zachodzi potrzeba do rozliczeń między wspólnotowych. Także z jednej strony to dobre rozwiązanie, z drugiej, nie każdy Urząd pójdzie na rękę przedsiębiorcy. Pamiętać trzeba, że wielu może dzisiaj zarabiać nie wychodząc z domu, nie mając tytułu własności do lokalu nie można zarejestrować firmy, a biura wirtualne są tutaj wybawieniem. Temat biur wirtualnych omówimy szczegółowo w następnych poradnikach.